少人数スタートでもリソース不足を乗り越え、社員数規模20倍へ！フォリウムが実現した急成長ストーリー

少人数での事業立ち上げでは、人手不足と多岐にわたる業務の重なりが、成長のスピードを阻む壁になります。本事例では、業務を外注化し、限られたリソースで急成長を実現したプロセスをご紹介します。

Before：少人数で複数の業務を兼務し、戦略が後手に回る日々
After：事業を伸ばす業務に専念、わずか数年で社員数規模が約20倍へ

１.　お客さま情報

今回のご相談は、エネルギー事業を立ち上げ中の企業さまからいただきました。
社員数は10名に満たず、限られたメンバーで営業・経理・人事・総務など、少人数で幅広い業務を兼務されている状況でした。日々の業務が重なり、全体を俯瞰して整理する余裕がなく、どの業務を優先するか、誰が担当するか、また将来的にどのように効率化・外部委託できるかといった検討まで手が回らない状態が続いていました。

２.　課題詳細

採用の壁と業務の複雑さが立ちはだかり、立ち上げ期のお客さまは、必要な人材確保も業務整理もままならない状況に直面していました。

人手不足
お客さまは関東圏を中心に展開されていましたが、人件費が高く競合も多いため、採用が思うように進まず、必要な人員を確保することが困難でした。さらに採用できた場合でも、少人数での運営のため教育に充分な時間を確保できず、業務も属人的であったことから習得に時間がかかり、リソース・コスト面での負担が大きい状況でした。

業務整理不足
立ち上げ期で業務が複雑に入り組んでいたお客さまの会社では、業務内容が可視化されていませんでした。業務の外注化を検討し始めたものの、どの業務を任せるべきか判断できず、さらに業務をどう引き継ぐか不安が残る状況でした。

３.　支援内容

そこで当社は、お客さま先で業務内容を直接精査し、業務の洗い出し・可視化、作業単位での細分化を実施。外注に適した業務を選定し、約20種類の作業を外注運用に切り替え、各作業の標準化を進めました。

業務の切り分け
お客さまが業務の引き継ぎに不安を抱えていらっしゃったことから、外注業務の選定と引き継ぎは担当者が現場で直接対応しました。担当者はまず、実際の業務を一つひとつ観察し、作業手順だけでなく、使用ツールや所要時間、発生頻度まで詳細に整理。業務内容を網羅的に把握したうえで作業単位に細分化し、外注可能な業務・社内で残す業務・外注によって特に効果が期待できる業務を精査しました。

その結果、お客さまの立ち上げ初期という状況を踏まえ、経営リソースを「事業を伸ばす業務」に集中できる体制を整えるため、経理・総務などのバックオフィス業務を外部に委託することが最も効果的であると判断しました。

標準化
経理・総務などのバックオフィス業務を詳細に分析したところ、実際には約20種類もの作業が存在し、いずれも担当者ごとに進め方が異なる属人化状態であることが明らかになりました。担当者は、まず各作業の目的や必要性を一つひとつ確認し、作業者間でルールをすり合わせてマニュアル化を行うことで、誰が対応しても同じ品質で完了できる手順を確立しました。

密なコミュニケーション
立ち上げ期のお客さまは、事業環境や作業範囲の変化が非常に大きい状況にありました。そこで、週次の定例会議を通じてお客さまの状況を丁寧にヒアリングし、現在の外注範囲に過不足がないか定期的にチェックしました。また、急ぎや非定型の業務もスムーズにご相談いただけるよう、お客さまと同じコミュニケーションツールを導入。リアルタイムで情報を共有し、お客さまの変化にも迅速かつ的確に対応できる体制を構築しました。

４.　成果

こうした体制のもと、お客さまの会社はわずか数年で社員数200人以上の規模にまで急速に拡大しました。お客さまからも、「どんなにざっくりした依頼でも、こちらの意図を汲み取り、要望以上に仕上げてくれる、なくてはならないパートナーだ」とのお言葉をいただいています。

５.　まとめ

業務が整理されておらず、どの作業を外注すべきか判断に迷う場合や、導入のイメージがわかない場合でも、まずはフォリウムにご相談ください。専門の担当者が、外注化すべき業務の特定から、作業内容の標準化、安定運用、改善提案まで一貫して対応します。どんなに形式化が難しい業務でも、経験豊富な担当者が実務に沿ってサポートし、会社全体が加速的に成長していく体制の構築を実現します。

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