総務・経理の幅広いバックオフィス支援により月間350時間の工数削減を実現

再生可能エネルギー分野で成長を続ける太陽光エネルギー関連企業A社は、事業拡大に伴い、バックオフィス業務において人材採用の困難さ、業務プロセスの不明確さ、固定費の高さという課題に直面していました。これらの課題を解決し、より効率的な業務体制を構築するため、バックオフィス業務のBPOサービス導入を決定しました。

【当初の課題】
A社が抱えていた主な課題は、以下の3点です。

・人材採用の困難さ
事業拡大に伴いバックオフィス業務が増加したものの、必要な人材を確保することが困難でした。
特に、総務や経理といった専門性の高いスキルが求められる業務において、適切な人材を採用できず、
業務が滞る状況が発生していました。

・不明確な不明確な業務プロセス
社内のバックオフィス体制が十分に整備されておらず、業務プロセスが明確化されていませんでした。
担当者によって業務の進め方が異なるため、効率的な業務遂行が難しく、業務の属人化や担当者変更時の業務停滞リスクがありました。

・高い固定費
人件費やオフィス維持費などの固定費が経営を圧迫しており、コスト削減が急務でした。

【支援内容】
これらの課題に対し、A社はバックオフィス業務の大部分をBPOサービスに委託することを決定し、フォリウムがその支援を担当させていただきました。
具体的には、総務業務として代表電話の受付、各サービスの一次受付、名刺発注、出張手配、会議スケジュール管理、利用ツールのアカウント管理、備品発注など、経理業務として請求書管理、経費管理、仕訳、資金繰り表管理補助など、幅広い業務を受託しました。
支援開始当初は、小規模な業務から着手し、その効果検証を行いながら、中長期的な支援体制を構築することで、リスクを最小限に抑えつつ、継続的な業務改善を実現しました。

【導入後の効果】
BPOサービス導入の結果、月間350時間の業務工数削減を達成し、社内リソースをより戦略的な業務に再配置することが可能となり、企業全体の生産性向上につなげることができました。
また、総務・経理業務といったバックオフィス業務の完全アウトソーシング化により、社内リソースをコア業務に集中させることができました。
さらに、BPOサービス活用による固定費削減とコア業務へのシフトを実現し、経営効率化を達成。
創出されたリソースを新たなビジネス機会への投資につなげることができました。
フォリウムの支援では、作業マニュアル、業務一覧、業務フローなどの整備も実施。業務の属人化を解消し、担当者変更時のスムーズな業務引継ぎを実現しました。
これらの支援を通して、A社はBPOサービス導入を単なる業務委託としてではなく、企業成長を加速させるための重要な戦略と位置付けることができました。