社内リソースでは対応不能な15万件のデータ整備。アプリ刷新を救う「提案型BPO」

大規模なシステム刷新やアプリのリニューアルでは、膨大なデータの「クリーンアップ」が成功の鍵を握ります。しかし、短納期かつ想定外のトラブルが重なったとき、社内リソースだけで対応するのは至難の業です。本事例では、前提条件が覆るなかで約15万件のデータ整備を完遂したプロセスをご紹介します。

Before：納期が10か月から４か月へ激減。情報不足と件数増でリソースがパンク状態に
After：約15万件の調査・入力を期限内に完遂。お客さまから「完璧」と称される品質を実現

１. お客さま情報

今回のご相談は、福利厚生代行サービスのパイオニアであるお客さまからいただきました。 同社が運営する福利厚生・クーポンサイトは、膨大な数の提携店舗情報を抱えています。数年に一度情報の更新を行っていましたが、従来は店舗側からの申請ベースであったため、閉店情報や新店舗情報が十分に反映されないという課題を抱えていました。

２. 課題

アプリの大型アップデートに合わせ、店舗情報を調査・整備し「情報の鮮度」を取り戻す必要がありましたが、プロジェクトには３つの大きな壁が立ちはだかっていました。

リソースと納期の乖離
経営判断により、当初10か月を予定していた納期が４か月へ大幅に短縮されました。さらに、対象件数も当初の想定より約５万件多い、計15万件に膨れ上がりました。

前提条件の崩れ
調査に使用する店舗の基本情報に一部不足があることが判明し、当初の計画にはなかった情報追加作業が必要となりました。しかし、お客さま側には対応する時間も人員もありませんでした。

厳格な精度の要求
会員の満足度に直結するため、閉店情報や新店舗情報の更新にはミスが許されません。またシステムの仕様上、店舗情報の入力には細かい要件がいくつも存在しました。これらの要件を満たさなければ情報更新はできないため、調査の正確性だけでなく、要件の理解と慎重な運用も強く求められました。

３. 支援

当社は、単なる作業代行にとどまらず、不測の事態に対応するための「プロセスの再構築」から着手しました。

調査フローの提案・構築
基本情報の不足をお客さまよりも早く察知し、店舗状況の調査だけでなく、基本情報の追加作業まで一貫して対応する提案を行いました。また調査で参照するWEBサイトについても、信頼度の高いものから優先順位を付けて対応することで、高効率な調査体制を構築し、１日あたり約2,000件の対応を実現しました。

イレギュラーへの即応力
WEB上に情報が極めて少ない施設など、判断に迷うケースについては、お客さまとすり合わせを行いマニュアル化しました。さらに、判断が難しい場合に備え、リアルタイムで確認できる質問フローを整備することで、現場の迷いをなくしスピードを維持しました。

４. 成果

徹底した工程管理の結果、期限内に約15万件すべての調査・入力を完了。無事にアプリのリニューアルオープンを迎えることができました。 情報の鮮度が劇的に向上したことで、ユーザーにとって信頼性の高い情報基盤が整い、お客さまからも「フォリウムの方々の対応は完璧すぎて、文句のつけようがない」という最大級の評価をいただくことができました。

５. まとめ

本プロジェクトの成功要因は、納期短縮やデータの欠落といった状況変化に対し、運用フローの提案から巻き取って実行した「柔軟な対応力」にあります。単なる作業の受け手ではなく、お客さまと密に連携し、リスク認識のズレを解消しながら進める伴走型支援が大きな価値を生みました。

システム移行やリニューアルに伴い、短期間で大量のデータ整備が必要な場合や、要件定義が定まっていない段階からのサポートが必要な際は、ぜひフォリウムにご相談ください。大規模データ処理における「正確性」と「スピード」を両立させ、イレギュラーな事態にも解決策を提示する「提案型BPO」で、貴社のプロジェクトを成功へと導きます。

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