繁閑差に揺れるデータ入力業務を、厳選ツール×BPOで安定化
情報サービス業G社
「繁忙期だけ人手が足りない」「入力に時間を取られてチェックができない」——。
そんなお悩みに、当社がデータ入力の自動化で対応し、品質向上を実現しました。
Before：繁忙期には業務が回らず、残業とミスが続出
After：AI-OCRで入力を自動化し、残業削減と品質向上を同時に実現
１. お客さま情報
本事例のお客さまは、情報サービス業を営む企業です。法人向けに実施したアンケート調査の結果をデータ化する業務を、当社にご委託いただきました。
２. 課題
お客さまは、繁閑差の激しさや、手入力作業の負荷、チェック時間の不足など、複数の課題を抱えていらっしゃいました。
繁忙期の人手不足
通常期は約100件のアンケート処理に対し、繁忙期には900件以上に達します。閑散期にあわせたリソース確保では通常期に余剰が生じるため、繁忙期は従業員の残業で対応せざるを得ませんでした。
時間のかかる手入力作業
回収するアンケートは、そのほとんどが手書き回答をスキャンしたPDFデータ。画面を見ながら手作業で入力せざるを得ませんでした。さらにアンケート数が多い上、アンケートの項目数も50項目ほどあったため、アンケート１件あたりの手入力に40分以上かかることもありました。
チェック時間の不足
アンケート内容は設問構成が複雑で、データ化の際にも細かなルールが定められていたため、誤入力が多発していました。チェックで防ぎたくても、データの手入力に時間が取られて充分なチェック時間の確保ができず、品質が低下していたのです。
３. 支援内容
当社は、AI-OCRツールの「SmartRead」を導入しました。AI-OCRは、従来の印刷文字の読み取りに加え、手書き文字や複雑なレイアウトにも対応できる技術です。その中でもSmartReadは日本語の文書読み取りに優れており、手書き文字や活字を99.2%の精度で読み取れるという点で、今回のケースに特に有効であると判断したのです。
データ化の自動化
SmartReadを活用することで、手書きを含む回答を自動で文字データに変換できるようになりました。１件につき40分以上かかっていた入力作業がツール操作の10分に短縮され、チェック工程により多くの時間を確保できるようになりました。
データ調整の自動化
従来の手入力では、１件ずつデータ化、調整、チェックを行っていました。調整を自動化するには、まず調整前のデータの不揃いを解消しなければ適切に動作せず、工程が増えて現実的ではありませんでした。
一方SmartReadでは、複数件のデータをまとめて読込・抽出でき、１件のデータが１行単位で規則性をもって抽出されるため、データ化から調整までをまとめて行うことができ、人力での調整が不要になりました。
▼SmartReadからデータを抽出した例
チェック者用のマニュアル作成
チェックにあたる当社の社員向けに、独自のマニュアルを作成。さらに研修やテストを実施することで、品質を担保しています。
４. 成果
お客さまからは「繁閑差がなくなり従業員の残業時間が抑制され、人員の定着を図ることができた」とのお言葉をいただきました。繁忙期の品質にも課題がありましたが、データ入力と調整の自動化、チェック作業に専念できる環境の構築により、大幅に改善されました。
さらにSmartReadは当社で導入済みのため、お客さまが新たにツールを用意する必要はなく、導入コストをかけずにご利用いただけた点も非常に喜ばれました。
５. まとめ
当社の専門スタッフによる業務精査力とAI-OCRをはじめとする自動化ノウハウを組み合わせて、繁閑差に悩みがある、またはデータ入力に課題がある企業さまの、繁忙期の人員追加やツール導入のコストを不要※にします。
※継続利用に際しては、一定のランニングコストが発生します。
漠然としたお悩みでも構いません。まずはフォリウムの無料相談でお話をお聞かせください。貴社に寄り添った最適な方法を一緒に探してまいります。
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