業務プロセスの改善と社内ルールの徹底を同時に実現

広告業界での競争が激化する中、D社は更なる成長のために、業務の効率化と内部統制の強化が急務となっていました。しかし、従来の業務プロセスにはいくつかの課題が存在し、特にWeb広告の受発注業務において、業務の属人化や内部統制の不備が顕著でした。そこで、D社はBPOサービスの導入を決定し、その結果、業務効率の向上とコスト削減を実現しました。

【当初の課題】
D社は、広告代理店として、多くの顧客のご支援をされていますが、業務の属人化が進行しており、特定の社員に業務が集中していました。このため、業務プロセスにおける非効率性や、担当者が不在の場合の業務の停滞が問題となっていました。また、営業部門からの直接発注が頻繁に行われており、発注プロセスが一元管理されていないことが内部統制上の課題となっていました。

さらに、発注の期限が守られないことや、発注時に必要なフォーマットの更新が怠られることが多く、社内ルールが徹底されていない状況でした。これにより、申込書、検収書、発注書面などの帳票回収に不備が生じ、結果としてコストが不可視化され、圧迫されるという問題も抱えていました。

【支援内容】
D社が抱えていた運用業務の課題に対し、フォリウムはBPOサービスで解決策を提供しました。

フォリウムでは、D社のインターネット広告に関する受発注業務を全面的に引き受け、受注から入稿、検収、納品までの一連のプロセスを包括的なサポートを行いました。このアウトソーシングにより、D社は業務の属人化を解消し、業務プロセスの標準化を図ることができました。

また、受発注業務の効率化と精度向上を目的に、専用のシステムを導入し、業務プロセスを可視化するという支援を行いました。これにより、発注納期の遵守が徹底され、発注時に必要なフォーマットの更新も自動化されるなど、社内ルールの徹底が図られました。また、帳票回収の管理もシステム化され、申込書や検収書、発注書面の不備が解消されました。

【導入後の効果】
D社では、BPOサービス導入により、受発注業務の完全移管、業務効率化、内部統制強化など、多くの課題解決を実現しました。

まずは当初の目的であった、受発注の完全移管の実現です。受発注業務がフォリウムに完全移管されたことで、業務の属人化が解消され、業務プロセスの標準化が進みました。これにより、担当者の不在時でも業務が円滑に進行するようになり、業務の停滞がなくなりました。

また、システム化されたプロセスにより、発注納期が厳守されるようになり、納期遅延によるトラブルが減少し、顧客との信頼関係も強化されました。

この支援の中で社内ルールが徹底されたことも大きな効果となりました。
発注時に必要なフォーマットの更新や、帳票の管理がシステム化されたことで、内部統制が強化され、業務の透明性が向上しました。
また、業務プロセスが一元管理されたことで、営業部門からの直接発注行為がなくなり、発注プロセスの一貫性が確保されました。これにより、内部統制がさらに強化されたと伺っています。

他にも、業務プロセスの可視化により、コストが明確になり、無駄な支出が削減されたことで、コスト効率を高めることができました。

BPOサービスの導入は、D社にとって業務の効率化と内部統制の強化を実現するための重要なステップとなりました。フォリウムの支援がD社のさらなる成長に貢献できることを期待されています。